Fiskalizacija 2.0: Digitalna revolucija koja testira strpljenje poduzetnika i računovođa

Početak primjene fiskalizacije 2.0 u Hrvatskoj donio je niz promjena koje u praksi značajno utječu na svakodnevno poslovanje poduzetnika i računovođa. Novi sustav, širi i složeniji od prethodnog, zahtijeva ne samo tehničku prilagodbu nego i reorganizaciju poslovnih procesa te stalno praćenje statusa računa.

O prvim mjesecima primjene i praktičnim izazovima razgovarali smo s Izvršnim odborom Udruge malih i srednjih poduzetnika, koji okuplja iskusne poduzetnike i stručnjake, te vlasnike tvrtki koji svakodnevno prolaze kroz izazove fiskalizacije 2.0.

– Fiskalizacija 2.0 zasad se ne doživljava kao stabilno razdoblje nego kao svojevrsno testiranje u realnom prometu i pod rokovima, bez stvarne testne faze kakva je trebala postojati - doznajemo od Odbora.

Najveći problem nije samo tehnologija nego nesigurnost u sustav, programe i vlastito pravilno postupanje. Posebno frustrira situacija u kojoj su propisi jasni, ali ih informatička rješenja u praksi ne prate. Velik dio vremena, nažalost, odlazi na tehničke postavke, provjere, ručna usklađenja i praćenje statusa računa, umjesto na bit posla.

Dodatni izazov predstavlja nekompatibilnost softvera i informacijskih posrednika, zbog čega računovodstveni uredi često operativno trpe kad se klijenti ne uklapaju u postojeće sustave. Problemi su dodatno pojačani čestim padovima i dogradnjama sustava e-Porezne, osobito u ključnim rokovima.

- Primjerice, dogodio se pad upravo na zadnji dan roka za slanje DOH obrasca za obrtnike, kao i na zadnji dan roka za predaju PDV-a za prvi mjeseca, a to je bio i najizazovniji mjesec jer je prvi mjesec u kojem su se izdavali e-računi u ovom režimu. Uz padove, česte nadogradnje e-Porezne, obrazaca i digitalnih potpisa dodatno usporavaju rad, jer svaki put znači novo usklađivanje, provjeru postavki i ponovno “hvatanje ritma”, govore iz Udruge. 

Nakon godina uhodanih poslovnih procesa, promjene od početka godine primorale su računovođe da usklade radne procedure i gotovo iznova poslože organizaciju rada.

Novi sustav, nova logika rada

U odnosu na staru fiskalizaciju, fiskalizacija 2.0 donosi potpuno drugačiji opseg i način rada.

– Fiskalizacija 1.0 bila je jednostavnija i s vremenom rutinska, a fiskalizacija 2.0 ulazi duboko u svakodnevne poslovne procese i zahtijeva paralelno praćenje cijelog tehnološkog protokola uz svaki račun - objašnjavaju iz Udruge, te dodaju: 

- Fiskalizacija 2.0 je lanac u kojem moraju funkcionirati sve karike: Porezna uprava, informacijski posrednici, softverska rješenja, poduzetnici i računovodstvo. Kad jedna karika zapne, proces stane, a rokovi i odgovornost ostaju.

Novi režim donosi i dodatne troškove koje poduzetnici prije nisu imali, kao što su naknade i ugovorne obveze prema informacijskim posrednicima, stalne nadogradnje softvera i digitalne potpise.

Administrativno opterećenje više se ne mjeri brojem računa nego brojem koraka, statusa i provjera. Poseban teret za male sustave predstavlja proširenje obveze i na račune prema fizičkim osobama, čak i kad se plaćanje vrši na transakcijski račun, jer trošak prilagodbe ostaje stalan, bez obzira na mali broj takvih računa.

– Sustav mora biti ne samo digitalan i transparentan nego i siguran, s jasno definiranim odgovornostima i kontrolama pristupa - poručuje Izvršni odbor Udruge malih i srednjih poduzetnika.

Najčešće pogreške i najveće zamke 

Najčešće pogreške u primjeni fiskalizacije 2.0 proizlaze iz pokušaja da se novi sustav uklopi u staru logiku rada. Kako saznajemo od Izvršnog odbora HUP-a, prva i najčešća pogreška je pogrešno razumijevanje obuhvata obveze, odnosno uvjerenje: 'Ali ja to ne moram', što poslije dovodi do ozbiljnih problema.

Druga velika zamka je uvjerenje kako je dovoljno izdati račun i da će sustav sve ostalo obaviti sam.

– Račun može naknadno završiti s greškom ili odbijanjem, a ako ne pratite povratne poruke i statuse, evidencije ne prate stvarno stanje - objašnjavju iz Udruge.

Treća pogreška je organizacijska - nagla promjena toka dokumentacije bez jasno definiranih procesa, što u kombinaciji s nestabilnim sustavima stvara kaos i veliki gubitak vremena. Kod eRačuna valjana dokumentacija postoji u elektroničkom obliku, primarno u XML-u, a hrpa ispisa ne rješava pitanje dokazivosti i sljedivosti. Ako poslovni procesi nisu prilagođeni novim zahtjevima, u kombinaciji s problemima softvera, informacijskih posrednika i e-Porezne nastaje potpuni kaos i gubi se mnogo vremena. Poduzetnici i računovodstva koja se ne prilagode ovom potpuno novom načinu poslovanja suočavaju se s neizvjesnom budućnošću, jer neefikasni procesi direktno utječu na rokove, troškove i konkurentnost.

Gdje sustav u praksi najviše zapinje?

U praksi, problemi se javljaju na svim razinama - od zakonodavnog okvira do tehničke provedbe.

– Propisi i tehničke upute dolazili su u zadnji tren, bez dovoljno vremena za prilagodbu i testiranje, što je rezultiralo nestabilnošću cijelog sustava - doznajemo od Izvršnog odbora Udruge malih i srednjih poduzetnika.

Dodatnu konfuziju stvaraju djelomična obveza primjene pravila te potreba stalnih provjera za svaki račun, uključujući status kupca, poslovni proces i KPD oznake.

Dugoročne posljedice i sigurnosni rizici

Iako su kazne propisane Zakonom o fiskalizaciji, Porezna uprava i Ministarstvo financija poručili su da u početnoj fazi neće kažnjavati nenamjerne pogreške. No neizvjesno je koliko će faza prilagodbe trajati.

– Za kontrole je ključna uredna eArhiva i mogućnost brzog dokazivanja originalne elektroničke dokumentacije s integritetom i sljedivošću - saznajemo od Udruge, koja posebno upozorava na kibernetičku sigurnost.

– Fiskalizacija 2.0 višestruko povećava vrijednost podataka koji se razmjenjuju, a jedan phishing mail ili ransomware napad može značiti potpuni prekid poslovanja, ističu.

Zaključno, digitalizacija ima smisla i dugoročne koristi, ali bez stabilnog sustava, jasnih pravila, uređene digitalne arhive i ozbiljnog pristupa sigurnosti, fiskalizacija 2.0 ostaje velik operativni i organizacijski izazov.

Cijeli članak pročitajte OVDJE.