Sastanak je sazvan na inicijativu HUP-UPHR te nastavno na sastanak održan u prosincu 2012. s predstavnicima Uprave za sustav javne nabave, a kojem su prisustvovali i predstavnici Ureda za razminiranje. Tada je iskazana potreba da se održi zajednički sastanak ali sa svim dionicima u djelatnosti humanitarnoga razminiranja. Teme koje su raspravljane na sastanku su okvirni sporazumi, kriteriji za odabir najpovoljnijeg ponuditelja i datumi završetka projekta. Ispred Uprave za sustav javne nabave prisustvovali su Vesna Bilandžija i Ante Loboja, HCR-a Miljenko Vahtarić i Neven Karas, Ureda za razminiranje Dijana Pleština i Nikca Maul te ispred HUP-UPHR Mladen Džalto, Željko Romić, Zdenko Sokač, Dražen Novak, Admira Ribičić i Marijana Filipić.